Polityka prywatności

Polityka prywatności ESDAS - listopad 2024 r. Zatwierdzone przez Radę Powierniczą ESDAS

Data wydania: 25/11/2024
Data przeglądu: 25/11/2027
Numer wersji: 2

Witamy w polityce prywatności East Surrey Domestic Abuse Services.

Wiemy, że Twoje dane i prywatność są bardzo ważne dla Twojego zaufania do nas jako bezpiecznej i specjalistycznej usługi. Zobowiązujemy się do przestrzegania i ochrony praw użytkowników w zakresie ich prywatności i danych osobowych. Zapewniamy bezpieczeństwo danych osobowych użytkowników i zobowiązujemy się do jasnego informowania o tym, w jaki sposób gromadzimy dane, jak je przechowujemy i co z nimi robimy.

Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie do strony internetowej ESDAS, naszych kanałów mediów społecznościowych i naszej oferty usług.

Możemy gromadzić dane użytkownika w trakcie poszukiwania przez niego informacji, wsparcia, szkoleń lub w celu przekazania nam darowizny, współpracy lub prowadzenia z nami kampanii.

Nasza polityka prywatności podlega regularnym przeglądom, a wszelkie aktualizacje będą umieszczane na tej stronie. Niniejsza polityka prywatności została sprawdzona i zaktualizowana w listopadzie 2024 r.

ESDAS będzie gromadzić, przetwarzać i przechowywać wyłącznie te informacje o użytkowniku, które użytkownik dobrowolnie przekazał ESDAS. Staramy się być otwarci na temat gromadzonych przez nas informacji i jasno określać, do czego będziemy ich używać.

Będziemy przetwarzać dane osobowe użytkownika na podstawie jego zgody i/lub naszego uzasadnionego interesu, który może dotyczyć dostarczania informacji o naszych usługach, imienia i nazwiska, danych kontaktowych, danych demograficznych, takich jak kod pocztowy, a także innych informacji, które użytkownik przekazuje nam, kontaktując się z nami za pośrednictwem naszej strony internetowej, szkoleń i poczty, telefonu, poczty elektronicznej, formularzy internetowych lub mediów społecznościowych.

Wszelkie gromadzone i przechowywane przez nas informacje mogą być dostępne dla naszych pracowników, aby umożliwić nam skuteczną komunikację z użytkownikiem i świadczenie na jego rzecz usług.

W jaki sposób gromadzimy dane osobowe użytkowników

Gromadzimy dane osobowe na różne sposoby, które przedstawiono poniżej:

• Dane osobowe przekazywane nam bezpośrednio przez użytkownika

Użytkownik może przekazać nam swoje dane osobowe, zwracając się do nas o wsparcie lub informacje, prosząc o szkolenie dla swojego zespołu, przekazując darowiznę, zapisując się do udziału w wydarzeniach, zapisując się do otrzymywania od nas wiadomości e-mail lub kontaktując się z nami telefonicznie lub pocztą elektroniczną.

Podczas interakcji użytkownika z naszą witryną gromadzimy jego dane osobowe za pomocą plików "cookie" i innych metod śledzenia. Te dane osobowe obejmują śledzenie danych, aktywności i wzorców przeglądania w czasie i na różnych stronach internetowych.

• Dane osobowe, które użytkownik może nam przekazać pośrednio

Mogą wystąpić scenariusze, w których gromadzimy dane osobowe o użytkowniku, które zostały nam przekazane przez stronę trzecią - zwykle agencję, z którą użytkownik wchodził w interakcje, zapytamy te usługi, które dostarczają nam informacji o użytkowniku, czy mają zgodę użytkownika na udostępnienie jego danych. W przypadku poważnych potrzeb w zakresie ochrony możemy udostępnić informacje stronie trzeciej bez wyraźnej zgody użytkownika.

Przesyłamy wszelkie niezbędne dokumenty, które mogą zawierać dane osobowe, do pamięci masowej zapewnianej przez dostawców zewnętrznych, takich jak Google i Microsoft, którzy podejmują środki technologiczne w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych.

Gromadzone przez nas dane osobowe użytkowników

Możemy gromadzić, wykorzystywać i przechowywać następujące rodzaje danych osobowych:

• imię i nazwisko;
• zaimki;
• data urodzenia;
• dane kontaktowe;
• Twój adres;
• ogólne informacje o sytuacji użytkownika i/lub jego stanie zdrowia;
• notatki z wszelkich połączeń;
• informacje dotyczące monitorowania równości;
• wszelkie niezbędne dostosowania;
• możemy gromadzić dane dotyczące rodziny użytkownika;
• informacje o statusie podatnika, aby umożliwić nam ubieganie się o Gift Aid;
• informacje o działaniach/interakcjach na naszej stronie internetowej lub platformach mediów społecznościowych, np. używane urządzenie, adres IP i lokalizacja; oraz
• wszelkie inne dane osobowe przekazane nam przez użytkownika.

Dane kategorii specjalnej gromadzimy wyłącznie w uzasadnionych przypadkach. Użytkownik może chcieć zachować całkowitą anonimowość i/lub poprosić nas o nieprzechowywanie żadnych informacji.

Jak wykorzystujemy dane osobowe użytkowników

Będziemy wykorzystywać dane osobowe użytkownika w następujących celach:

• Dostarczanie użytkownikowi informacji, produktów lub usług, o które prosił lub które naszym zdaniem mogą być dla niego interesujące.
• Odpowiadanie na bezpośrednie żądania, gdy użytkownik kontaktuje się z nami w sprawie zapytania - wykorzystamy jego dane osobowe w celu udzielenia odpowiedzi.
• Wykonywanie ogólnych zadań administracyjnych, takich jak rozpatrywanie skarg i informacji zwrotnych, prowadzenie niezbędnej dokumentacji.
• Dbanie o bezpieczeństwo użytkownika: w przypadku uzasadnionego podejrzenia, że użytkownik (lub inna osoba) jest narażony na poważne szkody lub nadużycia.
• Monitorowanie i ocena: wykorzystujemy dane osobowe użytkownika w celu informowania i rozwijania świadczonych przez nas usług
  .
• Przetwarzanie jednorazowych lub regularnych darowizn i ubieganie się o Gift Aid.
• Ukierunkowanie i dopasowanie naszych kampanii marketingowych do potencjalnych klientów i darczyńców; będziemy wysyłać użytkownikowi informacje marketingowe wyłącznie za jego wyraźną zgodą.
• Poprawa komfortu korzystania z naszej strony internetowej, abyśmy mogli zaoferować bardziej przyjazną dla użytkownika nawigację po naszej stronie internetowej.
• Profilowanie i analiza sympatyków: będziemy wykorzystywać dane osobowe użytkownika w celu lepszego ukierunkowania komunikacji, tak aby użytkownik miał większe szanse na otrzymywanie wiadomości odpowiadających jego zainteresowaniom.

Jak długo będziemy przechowywać dane osobowe użytkownika?

Zobowiązujemy się do przechowywania danych osobowych użytkownika nie dłużej niż jest to konieczne w związku z celem, dla którego zostały one po raz pierwszy zebrane. Jest to zgodne z wytycznymi Biura Komisarza ds. Informacji. Niektóre rodzaje danych będziemy regularnie przechowywać przez okres do siedmiu lat, a w szczególnych przypadkach (dzieci objęte opieką, dzieci objęte opieką zastępczą i zgony klientów) będziemy
przechowywać dokumentację dłużej, zgodnie z wymogami prawnymi.

W przypadku transakcji finansowych, takich jak darowizny i zakupy, będziemy przechowywać dane osobowe użytkownika tak długo, jak jest to prawnie wymagane w odniesieniu do celów podatkowych lub księgowych, co może trwać do sześciu lat po dokonaniu transakcji.

Użytkownik ma prawo poprosić nas o usunięcie informacji, które przechowujemy na jego temat.

Podstawa prawna przetwarzania danych

Prawo o ochronie danych zapewnia, że każde wykorzystanie danych osobowych jest uzasadnione "podstawą prawną".

• Zgoda

Ta podstawa prawna wymaga uzyskania wyraźnej zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonym celu. W razie potrzeby zapewniamy, że uzyskaliśmy zgodę przed zebraniem danych osobowych użytkownika. Użytkownik ma prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie.

• Obowiązek prawny

Przetwarzanie jest konieczne, aby ESDAS mógł przestrzegać prawa. Na przykład gromadzimy dane osobowe w celu prowadzenia rejestru darowizn do celów podatkowych i zgodnie z przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy.

• Uzasadniony interes

Przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów osoby fizycznej lub prawnie uzasadnionych interesów strony trzeciej, chyba że istnieje uzasadniony powód do ochrony danych osobowych osoby fizycznej, który jest nadrzędny wobec tych prawnie uzasadnionych interesów.

Jak dbamy o bezpieczeństwo danych użytkownika

Wdrożyliśmy odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby zapobiec przypadkowej utracie, wykorzystaniu lub uzyskaniu dostępu do danych osobowych użytkownika w nieuprawniony sposób, ich zmianie lub ujawnieniu. Ponadto ograniczamy dostęp do danych osobowych użytkowników do tych pracowników, wolontariuszy, wykonawców i innych stron trzecich, którzy mają uzasadnioną potrzebę biznesową ich poznania. Zapewniamy, że tylko osoby, które muszą uzyskać dostęp do informacji, mają do nich hasła. Będą one przetwarzać dane osobowe użytkownika wyłącznie na nasze polecenie i podlegają obowiązkowi zachowania poufności.

Zapewniamy, że wszyscy pracownicy i wolontariusze są przeszkoleni w zakresie ochrony danych i poufności, aby rozumieli, jak chronić dane osobowe. Podejmujemy inne środki, takie jak udzielanie dostępu tylko tym, którzy go potrzebują, wymaganie haseł, korzystanie z uwierzytelniania dwuskładnikowego, jeśli jest dostępne, oraz monitorowanie dostępu do systemów.

Przechowujemy wymagane dane osobowe, z wyjątkiem danych karty kredytowej, na naszym serwerze tak długo, jak jest to konieczne do przetworzenia darowizny. Przechowujemy również wszelkie dokumenty papierowe pod kluczem lub pod nadzorem pracownika do czasu ich digitalizacji, po czym są one niszczone.

Ujawnianie danych osobowych użytkownika

Będziemy wykorzystywać dane osobowe użytkownika wyłącznie do celów, dla których zostały one uzyskane. Nie będziemy ich udostępniać żadnym stronom trzecim, a użytkownik nie będzie otrzymywać żadnych wiadomości od innych organizacji. Ujawnimy Twoje dane osobowe tylko na kilka minimalnych sposobów.

• W przypadku, gdy korzystamy z usług dostawców zewnętrznych, aby pomóc w świadczeniu naszych usług, zbieraniu funduszy i kampaniach. Na przykład korzystamy z On track by Oasis, aby przechowywać szczegóły naszych spraw.
• W przypadku, gdy jesteśmy prawnie zobowiązani do ujawnienia danych osobowych użytkownika, na przykład w celu dalszego dochodzenia w sprawie karnej lub zapewnienia bezpieczeństwa użytkownikowi, jeśli uważamy, że użytkownik (lub inna osoba) jest narażony na ryzyko poważnej krzywdy lub nadużycia.

Ponadto możemy udostępniać niektóre szczegóły HMRC lub jeśli prawo wymaga udostępnienia danych osobowych. Możemy udostępniać informacje wyłącznie obiektom lub organizatorom, którzy prowadzą wydarzenia dla nas lub z nami. Udostępniamy tylko te informacje, które musimy udostępnić. Może zaistnieć potrzeba udostępnienia informacji o użytkowniku różnym organom regulacyjnym, takim jak Komisja Charytatywna, oraz anonimowych danych z monitoringu naszym zleceniodawcom i fundatorom.

Twoje prawa

Użytkownik ma kilka praw do swoich danych. Jeśli chcesz zrobić którąkolwiek z tych rzeczy, skontaktuj się z support@esdas.org.uk.

Należy pamiętać, że niektóre z tych praw nie są gwarantowane. Na przykład, zawsze możesz poprosić o kopię swoich danych, ale jeśli poprosisz nas o usunięcie czegoś, co mamy prawny obowiązek przechowywać (np. informacji o decyzji dotyczącej ochrony), możemy nie być w stanie tego zrobić.

• Prawo do informacji o gromadzeniu i wykorzystywaniu danych osobowych

Poinformujemy użytkownika, co robimy z jego danymi

• Prawo dostępu do danych osobowych i informacji uzupełniających

Użytkownik może zażądać kopii wszelkich przechowywanych przez nas jego danych osobowych.

• Prawo do sprostowania niedokładnych danych osobowych lub ich uzupełnienia, jeśli są niekompletne.

Jeśli uważasz, że nasze rejestry Twoich danych osobowych są nieprawidłowe, niedokładne lub niekompletne, poinformuj nas o tym. Poprawimy wszelkie informacje niezgodne ze stanem faktycznym.

• Prawo do usunięcia danych (bycia zapomnianym) w pewnych okolicznościach

W niektórych przypadkach użytkownik może poprosić nas o usunięcie jego danych. Jeśli nie będzie to możliwe, wyjaśnimy, dlaczego tak się stało.

• Prawo do ograniczenia przetwarzania w określonych okolicznościach

Użytkownik może poprosić nas o zaprzestanie wykorzystywania jego danych do określonych celów

• Prawo do przenoszenia danych, które umożliwia uzyskanie i ponowne wykorzystanie danych osobowych do własnych celów w ramach różnych usług.

Użytkownik może poprosić nas o kopię swoich danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego

• Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania w określonych okolicznościach

Użytkownik może sprzeciwić się niektórym rodzajom przetwarzania przez nas danych

• Prawa związane ze zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji i profilowaniem

Musimy poinformować użytkownika, jeśli używamy jakichkolwiek programów do automatycznego podejmowania decyzji dotyczących użytkownika - jednak tego nie robimy.

Korzystanie z plików cookieTak

Korzystamy z usługi strony trzeciej, CookieYes, do zarządzania zgodą na pliki cookie na naszej stronie internetowej. CookieYes ustawia niezbędny plik cookie do rejestrowania preferencji dotyczących zgody. Ten plik cookie nie przechowuje żadnych danych osobowych, ale może rejestrować takie informacje, jak adres IP użytkownika, data i godzina wyrażenia zgody oraz kategorie plików cookie, które użytkownik zaakceptował lub odrzucił.

CookieYes umożliwia nam przestrzeganie przepisów o ochronie danych poprzez zapewnienie, że nieistotne pliki cookie nie są ustawiane, chyba że użytkownik wyraził na to zgodę. Użytkownik może w dowolnym momencie zaktualizować lub wycofać swoją zgodę, korzystając z banera plików cookie lub ustawień na naszej stronie internetowej.

Więcej informacji na temat plików cookie używanych przez naszą witrynę, w tym zarządzanych przez CookieYes, można znaleźć w naszej Polityce plików cookie.

Skargi

W przypadku jakichkolwiek skarg lub wątpliwości dotyczących danych osobowych, które ESDAS może przechowywać na Twój temat, lub jeśli chcesz skorzystać z praw związanych z Twoimi danymi osobowymi, skontaktuj się z nami za pośrednictwem naszego inspektora ochrony danych pod adresem Support@esdas.org.uk. Użytkownik ma również prawo do zgłaszania wątpliwości do brytyjskiego Biura Komisarza ds. Informacji, które jest organem regulacyjnym w kwestiach ochrony danych. Można się z nim skontaktować pod adresem ico .org.uk.

Od czasu do czasu możemy zmieniać niniejszą politykę prywatności. Jeśli wprowadzimy jakiekolwiek znaczące zmiany w sposobie traktowania danych osobowych użytkownika, poinformujemy o tym wyraźnie na naszej stronie internetowej lub kontaktując się bezpośrednio z użytkownikiem.

Skontaktuj się z nami

W przypadku jakichkolwiek pytań lub uwag dotyczących niniejszej polityki prywatności prosimy o kontakt z naszym inspektorem ochrony danych pod adresem Support@esdas.org.uk lub telefonicznie pod numerem 01737 771350.