ESDAS رازداری کی پالیسی - نومبر 2024۔ ESDAS ٹرسٹی بورڈ کے ذریعہ منظور شدہ
جاری ہونے کی تاریخ : 25/11/2024
جائزہ کی تاریخ : 25/11/2027
ورژن نمبر : 2
East Surrey Domestic Abuse Services کی رازداری کی پالیسی میں خوش آمدید۔
ہم جانتے ہیں کہ آپ کا ڈیٹا اور رازداری ایک محفوظ اور ماہر سروس کے طور پر ہم پر آپ کے اعتماد کے لیے انتہائی اہم ہے۔ ہم آپ کی رازداری اور ذاتی ڈیٹا کے حوالے سے آپ کے حقوق کو برقرار رکھنے اور ان کے تحفظ کے لیے پرعزم ہیں۔ ہم اس بات کو یقینی بنائیں گے کہ ہم آپ کی ذاتی معلومات کو محفوظ رکھیں گے اور یہ واضح کرنے کا عہد کریں گے کہ ہم آپ کا ڈیٹا کیسے اکٹھا کرتے ہیں، ہم اسے کیسے اسٹور کرتے ہیں اور ہم اس کے ساتھ کیا کرتے ہیں۔
رازداری کی یہ پالیسی ESDAS ویب سائٹ، ہمارے سوشل میڈیا چینلز، اور ہماری سروس پیشکش پر لاگو ہوتی ہے۔
جب آپ معلومات، مدد، تربیت یا ہمیں عطیہ کرنے، ہمارے ساتھ کام کرنے یا مہم کی تلاش کے دوران آپ کا ڈیٹا جمع کر سکتے ہیں۔
ہم اپنی پرائیویسی پالیسی کو باقاعدہ جائزہ کے تحت رکھتے ہیں اور اس ویب پیج پر کوئی بھی اپ ڈیٹ رکھیں گے۔ اس رازداری کی پالیسی کا جائزہ لیا گیا اور نومبر 2024 کو اپ ڈیٹ کیا گیا۔
ESDAS صرف آپ کے بارے میں وہ معلومات جمع کرے گا، پروسیس کرے گا اور اسٹور کرے گا جو آپ نے خوشی سے ESDAS کو فراہم کی ہیں۔ ہمارا مقصد ہے کہ ہم جو معلومات اکٹھی کر رہے ہیں اس کے بارے میں کھلے رہیں اور یہ واضح کریں کہ ہم اسے کس چیز کے لیے استعمال کریں گے۔
ہم آپ کے ذاتی ڈیٹا پر آپ کی رضامندی اور/یا اپنی جائز دلچسپی کی بنیاد پر کارروائی کریں گے جو ہماری خدمات، آپ کے نام، رابطے کی تفصیلات، آبادیاتی معلومات جیسے پوسٹ کوڈ کے ساتھ ساتھ دیگر معلومات جو آپ ہمیں فراہم کرتے ہیں جب آپ ہماری ویب سائٹ کے ذریعے ہم سے رابطہ کرتے ہیں، تربیت اور پوسٹ، ٹیلی فون، ای میل، ویب فارم یا سوشل میڈیا کے ذریعے رابطہ کرتے ہیں۔
ہم جو بھی معلومات اکٹھا اور ذخیرہ کرتے ہیں اس تک ہمارے عملہ کے ذریعہ رسائی حاصل کی جاسکتی ہے تاکہ ہم آپ کے ساتھ مؤثر طریقے سے بات چیت اور خدمات فراہم کرسکیں۔
ہم آپ کے بارے میں ذاتی ڈیٹا کیسے اکٹھا کرتے ہیں۔
ہم مختلف طریقوں سے ذاتی ڈیٹا اکٹھا کرتے ہیں، جو ذیل میں بیان کیے گئے ہیں۔
- ذاتی ڈیٹا جو آپ ہمیں براہ راست فراہم کرتے ہیں۔
مدد یا معلومات کے لیے ہم سے رابطہ کرنے، اپنی ٹیم کے لیے تربیت کے لیے، عطیہ دینے، تقریبات میں شرکت کے لیے سائن اپ کرنے، ہم سے ای میل مواصلات حاصل کرنے کے لیے سائن اپ کرنے، یا فون یا ای میل کے ذریعے ہم سے رابطہ کرتے وقت آپ ہمیں ذاتی ڈیٹا فراہم کر سکتے ہیں۔
جب آپ ہماری ویب سائٹ کے ساتھ تعامل کرتے ہیں، تو ہم "کوکیز" اور ٹریکنگ کے دوسرے طریقے استعمال کرکے آپ کا ذاتی ڈیٹا اکٹھا کرتے ہیں۔ اس ذاتی ڈیٹا میں ٹریکنگ ڈیٹا، براؤزنگ کی سرگرمیاں اور وقت کے ساتھ اور مختلف ویب سائٹس کے پیٹرن شامل ہیں۔
- ذاتی ڈیٹا جو آپ ہمیں بالواسطہ طور پر فراہم کر سکتے ہیں۔
ایسے حالات ہوسکتے ہیں جہاں ہم آپ کے بارے میں ذاتی ڈیٹا اکٹھا کرتے ہیں جو ہمیں تیسرے فریق کے ذریعہ فراہم کیا گیا ہے - عام طور پر ایک ایسی ایجنسی جس کے ساتھ آپ نے بات چیت کی ہے، ہم ان خدمات سے پوچھیں گے جو ہمیں آپ کے بارے میں معلومات فراہم کرتے ہیں کہ آیا انہیں آپ کے ڈیٹا کا اشتراک کرنے کی اجازت ہے یا نہیں۔ تحفظ کی سنگین ضروریات کی صورت میں ہم آپ کی واضح رضامندی کے بغیر کسی تیسرے فریق کے ساتھ معلومات کا اشتراک کر سکتے ہیں۔
ہم کسی بھی ضروری دستاویزات کو، جس میں ذاتی ڈیٹا ہو سکتا ہے، کو تیسرے فریق فراہم کنندگان جیسے گوگل اور مائیکروسافٹ کے ذریعہ فراہم کردہ اسٹوریج میں منتقل کرتے ہیں، جو آپ کے ذاتی ڈیٹا کو محفوظ رکھنے کے لیے تکنیکی اقدامات کرتے ہیں۔
ذاتی ڈیٹا جو ہم آپ کے بارے میں جمع کرتے ہیں۔
ہم درج ذیل قسم کے ذاتی ڈیٹا کو جمع، استعمال اور ذخیرہ کر سکتے ہیں:
- آپ کا نام؛
- آپ کے ضمیر
- آپ کی تاریخ پیدائش؛
- آپ کے رابطے کی تفصیلات؛
- آپ کا پتہ؛
- آپ کی حالت اور/یا آپ کی صحت کے بارے میں عمومی معلومات؛
- کسی بھی کال سے نوٹس؛
- مساوات کی نگرانی کی معلومات؛
- کوئی معقول ایڈجسٹمنٹ ضروری ہے؛
- ہم آپ کے خاندان کے بارے میں ڈیٹا اکٹھا کر سکتے ہیں۔
- ہمیں گفٹ ایڈ کا دعوی کرنے کے قابل بنانے کے لیے ٹیکس دہندہ کی حیثیت سے متعلق معلومات؛
- ہماری ویب سائٹ یا سوشل میڈیا پلیٹ فارمز پر سرگرمیوں/ تعامل کے بارے میں معلومات مثلاً آلہ استعمال کیا جا رہا ہے، IP ایڈریس اور مقام؛ اور
- کوئی دوسری ذاتی معلومات جو آپ ہمیں فراہم کرتے ہیں۔
ہم صرف خصوصی زمرہ کا ڈیٹا اکٹھا کرتے ہیں جہاں ایسا کرنے کی معقول وجہ ہو۔ ہو سکتا ہے کہ آپ ہمیں اپنی کال کو مکمل طور پر گمنام رکھنا چاہیں اور/یا ہم سے کہیں کہ کسی چیز کو نوٹ نہ کریں۔
ہم آپ کا ذاتی ڈیٹا کیسے استعمال کرتے ہیں۔
ہم آپ کی ذاتی معلومات کو درج ذیل کام کرنے کے لیے استعمال کریں گے۔
- آپ کو وہ معلومات، پروڈکٹس یا خدمات فراہم کریں جن کی آپ نے درخواست کی ہے یا ہمیں لگتا ہے کہ آپ کی دلچسپی ہو سکتی ہے۔
- براہ راست درخواستوں کا جواب دیں جہاں آپ کسی سوال کے ساتھ ہم سے رابطہ کرتے ہیں - ہم جواب دینے کے لیے آپ کی ذاتی معلومات کا استعمال کریں گے۔
- عام انتظامی کاموں کو انجام دیں جیسے شکایات اور تاثرات سے نمٹنا، ضروری ریکارڈ رکھنا۔
- آپ کو محفوظ رکھیں: اس صورت میں جب ہم معقول طور پر سوچتے ہیں کہ آپ (یا کوئی اور) سنگین نقصان یا بدسلوکی کا خطرہ ہے۔
- نگرانی اور تشخیص: ہم آپ کی ذاتی معلومات کو مطلع کرنے اور تیار کرنے کے لیے استعمال کرتے ہیں۔
سروس کی ترسیل. - ایک بار یا باقاعدہ عطیات پر کارروائی کریں اور گفٹ ایڈ کا دعوی کریں۔
- ہماری مارکیٹنگ مہمات کو ممکنہ کلائنٹس اور عطیہ دہندگان کے لیے زیادہ ہدف اور متعلقہ بنائیں۔ ہم صرف آپ کو مارکیٹنگ کی معلومات بھیجیں گے اگر آپ نے ہمیں کرنے کے لیے مخصوص رضامندی دی ہو۔
- ہماری ویب سائٹ کے بارے میں اپنے تجربے کو بہتر بنائیں، تاکہ ہم آپ کو اپنی ویب سائٹ کی مزید صارف دوست نیویگیشن پیش کر سکیں۔
- سپورٹر پروفائلنگ اور تجزیہ: ہم آپ کی ذاتی معلومات کا استعمال کریں گے تاکہ ہمیں بہتر ٹارگٹ کمیونیکیشنز میں مدد ملے، تاکہ آپ کو اپنی دلچسپیوں سے متعلقہ مواصلتیں موصول ہونے کا زیادہ امکان ہو۔
ہم آپ کی ذاتی معلومات کب تک رکھیں گے؟
ہم آپ کی ذاتی معلومات کو اس مقصد کے سلسلے میں ضرورت سے زیادہ دیر تک برقرار رکھنے کے لیے پرعزم ہیں جس کے لیے اسے پہلی بار جمع کیا گیا تھا۔ یہ انفارمیشن کمشنر کے دفتر کی ہدایت کے مطابق ہے۔ ہم سات سال تک کچھ قسم کے ڈیٹا کو باقاعدگی سے رکھیں گے اور مخصوص صورتوں میں (دیکھ بھال کرنے والے بچے، پرورش پانے والے بچے، اور کلائنٹ کی موت) ہم
قانونی تقاضوں کے مطابق طویل عرصے تک ریکارڈ رکھے گا۔
مالیاتی لین دین جیسے عطیات اور خریداریوں کے معاملات میں، ہم آپ کی ذاتی معلومات کو اس وقت تک رکھیں گے جب تک کہ ٹیکس یا اکاؤنٹنگ کے مقاصد کے سلسلے میں قانونی طور پر درکار ہو، جو کہ لین دین ہونے کے بعد چھ سال تک کچھ بھی ہو سکتا ہے۔
آپ قانونی طور پر ہم سے ان معلومات کو حذف کرنے کے لیے کہنے کے حقدار ہیں جو آپ کے بارے میں ہمارے پاس ہے۔
ڈیٹا پروسیسنگ کے لیے قانونی بنیاد
ڈیٹا پروٹیکشن قانون اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ذاتی ڈیٹا کے ہر استعمال کو "قانونی بنیاد" کے ذریعے جائز قرار دیا جائے۔
- رضامندی
اس قانونی بنیاد کو کسی خاص مقصد کے لیے ذاتی ڈیٹا پر کارروائی کرنے کے لیے واضح رضامندی حاصل کرنے کی ضرورت ہے۔ ہم یقینی بناتے ہیں کہ جہاں بھی ضروری ہو آپ کا ذاتی ڈیٹا اکٹھا کرنے سے پہلے ہم نے رضامندی حاصل کر لی ہے۔ آپ کو کسی بھی وقت رضامندی واپس لینے کا حق ہے۔
- قانونی ذمہ داری
ESDAS کے لیے قانون کی تعمیل کے لیے کارروائی ضروری ہے۔ مثال کے طور پر، ہم ذاتی ڈیٹا اکٹھا کرتے ہیں تاکہ ٹیکس کے مقاصد کے لیے اور اینٹی منی لانڈرنگ قانون سازی کے تحت عطیات کا ریکارڈ رکھا جا سکے۔
- جائز مفاد
کسی فرد کے جائز مفادات یا تیسرے فریق کے جائز مفادات کے لیے پروسیسنگ ضروری ہے، جب تک کہ فرد کے ذاتی ڈیٹا کی حفاظت کے لیے کوئی معقول وجہ نہ ہو، جو ان جائز مفادات کو زیر کرتا ہے۔
ہم آپ کی معلومات کو کیسے محفوظ رکھتے ہیں۔
ہم نے آپ کے ذاتی ڈیٹا کو حادثاتی طور پر ضائع ہونے، استعمال کرنے یا غیر مجاز طریقے سے اس تک رسائی، تبدیلی یا افشا ہونے سے روکنے کے لیے مناسب حفاظتی اقدامات نافذ کیے ہیں۔ اس کے علاوہ، ہم آپ کے ذاتی ڈیٹا تک رسائی کو ان ملازمین، رضاکاروں، ٹھیکیداروں اور دوسرے فریق ثالث تک محدود کر دیتے ہیں جن کے بارے میں جاننے کی ضرورت ہے۔ ہم اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ معلومات تک رسائی حاصل کرنے کے لیے صرف ان لوگوں کے پاس پاس ورڈ موجود ہیں۔ وہ ہماری ہدایات پر صرف آپ کے ذاتی ڈیٹا پر کارروائی کریں گے اور ان پر رازداری کی ذمہ داری عائد ہوتی ہے۔
ہم اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ تمام عملے اور رضاکاروں کو ڈیٹا کے تحفظ اور رازداری کی تربیت دی گئی ہے تاکہ وہ سمجھ سکیں کہ ذاتی ڈیٹا کی حفاظت کیسے کی جائے۔ ہم دوسرے اقدامات کرتے ہیں، جیسے کہ صرف ان لوگوں تک رسائی کی اجازت دینا جنہیں اس کی ضرورت ہوتی ہے، پاس ورڈ کی ضرورت ہوتی ہے، دستیاب ہونے پر دو عنصر کی توثیق کا استعمال کرنا اور سسٹم تک رسائی کی نگرانی کرنا۔
ہم کریڈٹ کارڈ کی تفصیلات کو چھوڑ کر مطلوبہ ذاتی ڈیٹا اپنے سرور پر اس وقت تک محفوظ کرتے ہیں جب تک عطیہ پر کارروائی کرنے کی ضرورت ہو۔ ہم کسی بھی کاغذی ریکارڈ کو بند یا عملے کے کسی رکن کی نگرانی میں اس وقت تک رکھتے ہیں جب تک کہ اسے ڈیجیٹائز نہیں کیا جاتا، تب سے یہ تباہ ہو جاتا ہے۔
آپ کے ذاتی ڈیٹا کے انکشافات
ہم آپ کی ذاتی معلومات کو صرف ان مقاصد کے لیے استعمال کریں گے جن کے لیے اسے پہلے حاصل کیا گیا تھا۔ ہم اسے کسی تیسرے فریق کے ساتھ شیئر نہیں کریں گے اور آپ کو دوسری تنظیموں سے کوئی مواصلت نہیں ملے گی۔ ہم آپ کے ذاتی ڈیٹا کو صرف چند کم سے کم طریقوں سے ظاہر کریں گے۔
- اس صورت میں جب ہم اپنی خدمات، فنڈ ریزنگ کی سرگرمیوں اور مہمات کی فراہمی میں مدد کے لیے فریق ثالث کے سپلائرز کا استعمال کرتے ہیں۔ مثال کے طور پر، ہم اپنے کیسز کی تفصیلات رکھنے کے لیے On track by Oasis کا استعمال کرتے ہیں۔
- جہاں ہم قانونی طور پر آپ کی ذاتی معلومات کو ظاہر کرنے کے پابند ہیں، مثال کے طور پر، مزید مجرمانہ تفتیش کے لیے یا آپ کو محفوظ رکھنے کے لیے اگر ہمیں یقین ہے کہ آپ (یا کسی اور) کو سنگین نقصان یا بدسلوکی کا خطرہ ہے۔
مزید برآں، ہم کچھ تفصیلات HMRC کے ساتھ شیئر کر سکتے ہیں، یا اگر قانون کے مطابق ذاتی ڈیٹا کا اشتراک ضروری ہے۔ ہم صرف ان مقامات یا منتظمین کے ساتھ معلومات کا اشتراک کر سکتے ہیں جو ہمارے لیے یا ہمارے ساتھ ایونٹس چلا رہے ہیں۔ ہم صرف وہی معلومات بانٹتے ہیں جو ہمیں شیئر کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ ہمیں آپ کی معلومات اپنے مختلف ریگولیٹرز جیسے چیریٹی کمیشن اور گمنام مانیٹرنگ ڈیٹا کو اپنے کمشنروں اور فنڈرز کے ساتھ شیئر کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔
آپ کے حقوق
آپ کو اپنے ڈیٹا پر کئی حقوق حاصل ہیں۔ اگر آپ ان میں سے کوئی کام کرنا چاہتے ہیں تو، براہ کرم support@esdas.org.uk سے رابطہ کریں۔
براہ کرم نوٹ کریں کہ ان میں سے کچھ حقوق کی ضمانت نہیں ہے۔ مثال کے طور پر، آپ ہمیشہ اپنے ڈیٹا کی ایک کاپی مانگ سکتے ہیں، لیکن اگر آپ ہم سے کسی ایسی چیز کو حذف کرنے کے لیے کہتے ہیں جسے رکھنے کی ہماری قانونی ذمہ داری ہے (جیسے کہ حفاظتی فیصلے کے بارے میں معلومات) تو ہو سکتا ہے ہم اس کی تعمیل نہ کر سکیں۔
- ذاتی ڈیٹا کو جمع کرنے اور استعمال کرنے کے بارے میں مطلع کرنے کا حق
ہم آپ کو بتائیں گے کہ ہم آپ کی معلومات کے ساتھ کیا کر رہے ہیں۔
- ذاتی ڈیٹا اور اضافی معلومات تک رسائی کا حق
آپ کسی بھی ذاتی ڈیٹا کی ایک کاپی کی درخواست کر سکتے ہیں جو ہم آپ کے بارے میں رکھتے ہیں۔
- غلط ذاتی ڈیٹا کو درست کرنے کا حق، یا مکمل ہونے کی صورت میں یہ نامکمل ہے۔
اگر آپ کو لگتا ہے کہ آپ کے ذاتی ڈیٹا کے ہمارے ریکارڈز غلط، غلط یا نامکمل ہیں، تو براہ کرم ہمیں بتائیں۔ ہم کسی بھی حقیقت میں غلط معلومات کو درست کریں گے۔
- بعض حالات میں مٹانے کا حق (بھول جانا)
کچھ معاملات میں، آپ ہم سے اپنی معلومات حذف کرنے کے لیے کہہ سکتے ہیں۔ اگر یہ ممکن نہیں ہے تو ہم وضاحت کریں گے کہ ایسا کیوں ہے۔
- مخصوص حالات میں پروسیسنگ کو محدود کرنے کا حق
آپ ہم سے مخصوص مقاصد کے لیے اپنے ڈیٹا کا استعمال بند کرنے کے لیے کہہ سکتے ہیں۔
- ڈیٹا پورٹیبلٹی کا حق، جو آپ کو مختلف سروسز میں اپنے ذاتی مقاصد کے لیے اپنے ذاتی ڈیٹا کو حاصل کرنے اور دوبارہ استعمال کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
آپ ہم سے اپنے ڈیٹا کی کاپی اس فارمیٹ میں مانگ سکتے ہیں جو مشین پڑھنے کے قابل ہو۔
- مخصوص حالات میں پروسیسنگ پر اعتراض کرنے کا حق
آپ ہماری کچھ پروسیسنگ پر اعتراض کر سکتے ہیں۔
- خودکار فیصلہ سازی اور پروفائلنگ کے سلسلے میں حقوق
ہمیں آپ کو بتانا ہوگا کہ کیا ہم آپ کے بارے میں خودکار فیصلے کرنے کے لیے کوئی پروگرام استعمال کر رہے ہیں – تاہم، ہم ایسا نہیں کرتے۔
CookieYes کا استعمال
ہم اپنی ویب سائٹ پر کوکی کی رضامندی کا انتظام کرنے کے لیے فریق ثالث کی خدمت، CookieYes استعمال کرتے ہیں۔ CookieYes آپ کی رضامندی کی ترجیحات کو ریکارڈ کرنے کے لیے ایک ضروری کوکی سیٹ کرتا ہے۔ یہ کوکی ذاتی طور پر قابل شناخت معلومات کو ذخیرہ نہیں کرتی ہے لیکن یہ معلومات ریکارڈ کر سکتی ہے جیسے کہ آپ کا IP پتہ، آپ کی رضامندی کی تاریخ اور وقت، اور کوکیز کے زمرے جنہیں آپ نے قبول یا مسترد کیا ہے۔
CookieYes ہمیں اس بات کو یقینی بنا کر ڈیٹا کے تحفظ کے قوانین کی تعمیل کرنے کے قابل بناتا ہے کہ جب تک آپ رضامندی نہ دیں غیر ضروری کوکیز کو سیٹ نہیں کیا جاتا۔ آپ ہماری ویب سائٹ پر کوکی بینر یا ترتیبات کا استعمال کرتے ہوئے کسی بھی وقت اپنی رضامندی کو اپ ڈیٹ یا واپس لے سکتے ہیں۔
ہماری سائٹ کی طرف سے استعمال کی جانے والی کوکیز کے بارے میں مزید معلومات کے لیے، بشمول CookieYes کے ذریعے منظم کردہ، براہ کرم ہماری کوکیز پالیسی دیکھیں۔
شکایات
اگر آپ کو کسی بھی ذاتی ڈیٹا کے بارے میں کوئی شکایات یا خدشات ہیں جو ESDAS آپ کے بارے میں رکھتا ہے یا اگر آپ اپنے ذاتی ڈیٹا کے حوالے سے حقوق استعمال کرنا چاہتے ہیں، تو براہ کرم Support@esdas.org.uk پر ہمارے ڈیٹا پروٹیکشن آفیسر کے ذریعے ہم سے رابطہ کریں۔ آپ کو یو کے انفارمیشن کمشنر کے دفتر کے ساتھ خدشات کا اظہار کرنے کا حق بھی حاصل ہے، جو ڈیٹا کے تحفظ کے معاملات کا ریگولیٹر ہے۔ ان سے ico.org.uk پر رابطہ کیا جا سکتا ہے۔
ہم وقتا فوقتا اس رازداری کی پالیسی کو تبدیل کر سکتے ہیں۔ اگر ہم آپ کی ذاتی معلومات کے علاج کے طریقے میں کوئی اہم تبدیلی کرتے ہیں، تو ہم اسے اپنی ویب سائٹ پر یا آپ سے براہ راست رابطہ کرکے واضح کردیں گے۔
ہم سے رابطہ کریں۔
اگر آپ کے پاس اس رازداری کی پالیسی کے بارے میں کوئی سوالات یا تبصرے ہیں، تو براہ کرم ہمارے ڈیٹا پروٹیکشن آفیسر سے Support@esdas.org.uk پر یا فون کے ذریعے 01737 771350 پر رابطہ کریں۔